Utgifter inom projekt (kvitton mm.)

Som regel gäller att medlem sköter inköp för sitt egna projekt och i efterhand får tillbaka pengar för detta utlägg från föreningens konto mot uppvisande av korrekt kvitto. För projekt/produktioner med en på förväg satt budget kan förskott utbetalas motsvarande exempelvis budgetpost för resor eller kostym till viss person inom produktionen. Denna person ansvarar då för att redovisa kvitton för inköp eller föra tillbaka kvitton till föreningens konto.

  1. Produktionen “Konst=IG” har fått in bidrag på 300 000. De har satt en budget på 10 000 för kostym, ansvarig för att koordinera kostyminköp inom produktionen är Producenten “Prodde”. Efter Det är upp till Prodde om hen sköter inköp själv eller låter artisterna köpa kläder och sen samlar in kvitton och ger pengar tillbaka till artister. När produktionen är klar har 9000 används för kostym, kvitton för detta skickas till MöMin och 1000 kr betalas åter till föreningens konto.

Kvitton lämnas till ekonomiansvarig inom föreningen vid möte eller läggs i kuvert och postas till föreningen, när förskott ej lämnats görs detta antingen i slutet på produktionen eller löpande. På baksidan av varje kvitto skrivs vilken Aktör (grupp) samt person som gjort inköpet (ska ha tillbaka pengarna) samt vilken typ av utgift det är, ex. AC/DC, Sam Samson, Kostym.

Målet är att i framtiden varje aktör kan rapportera in sina kvitton via nätet.

Vid inköp mot fakturering går det bra att skicka faktura direkt till Möjlighetsministeriet. För adress mm. se “Praktisk info om föreningen” ovan.

Utgifter ska alltid kunna motiveras inom respektive projekt eller inom respektive aktörs arbetsområde (det går alltså bra att en person som arbetar med föreläsningar som har fakturerat 5000 köper en dator för dessa pengar, men inte en charterresa).

Inköp av alkohol kan bara motiveras som representation och behöver då motiveras, kontakta economy@mojlighetsministeriet.se innan ni väljer att köpa in alkohol på produktionsbudget.